تجاوز الأنظمة القديمة - تبنّي الابتكار المرن

يتسم المشهد التجاري الحالي بتزايد هيمنة الشركات السبّاقة إلى الاستفادة من الحلول الرقمية المتطورة والقادرة على تبنّي الحلول الجديدة ودمجها في عملياتها بسرعة. ولتتمكن من المنافسة، تحتاج الشركات إلى تبنّي التقنيات الجديدة ووضع خارطة طريق مدروسة بعناية للتحول الرقمي. لكن يمكن أن تشكّل الأنظمة القديمة والمعقدة عقبةً كبيرة أمام نجاحها في ذلك. فبعد استثمارها أموالاً طائلة في مثل هذه الحلول، غالباً ما تجد الشركات صعوبة في تحديثها لتلبية المتطلبات الحاpلية أو استبدالها كلياً.

يمكن للأنظمة القديمة أن تشكّل عائقاً كبيراً يحول دون تبنّي الشركات نهجاً أكثر ابتكاراً ومرونة يتلاءم مع الاحتياجات الحالية والمستقبلية المتنامية.

الأنظمة القديمة تعيق التقدم والنمو

بدأت الأنظمة القديمة وغير العملية تشكّل عائقاً كبيراً أمام تقدم ونمو الكثير من الشركات والمؤسسات الكبرى. حيث تكون هذه المؤسسات عالقة في نظامٍ طويل الأمد عالي التكلفة ويفتقد إلى المرونة إلى حدٍّ كبير، مما يجعل من المستحيل عليها مجاراة الوتيرة السريعة التي تتطور بها التكنولوجيا الرقمية، وبالتالي تكون أقل قدرة على الاستجابة لتغيرات السوق واحتياجات العملاء المتنامية. كما تعيق هذه الأنظمة القديمة قدرة المؤسسات على تبنّي التقنيات الجديدة والاستفادة منها فور ظهورها، مما قد يضعها في وضعٍ تنافسي غير مؤاتٍ.

وفي حين تكون الشركات الأصغر والأكثر مرونة وغير المقيّدة بالأنظمة القديمة قادرة على انتقاء وتبنّي الحلول الجديدة مع تزايد أهميتها، تكون الشركات الأكبر المقيّدة بحلولها القديمة مضطرة للتكيّف مع خطط سير عملها غير الفعالة والتي غالباً ما تتضمن الكثير من المعالجة اليدوية والوقت المهدور. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضاً أن تعرض الأنظمة القديمة المؤسسات للمزيد من المخاطر الأمنية لأنها غير مصممة للتعامل مع التهديدات الرقمية الحديثة التي تزداد تعقيداً.

تحديث الأنظمة يتيح المزيد من الابتكار

كثيراً ما يعتمد نجاح أو فشل الشركات على قدرتها على استيعاب ودمج التقنيات والحلول الجديدة في عملها. وتُحدث الحلول المتطورة مثل الذكاء الاصطناعي والتحليلات المتقدمة والأتمتة تحولاً جذرياً في الطريقة التي يتم بها إدارة وممارسة العمليات التجارية. حيث تتيح الحلول الحديثة إدارة خطط سير العمل المعتمدة بشكلٍ كبير على البيانات بكفاءة ودقة أكبر، مما يسمح للموظفين البشريين بالتركيز على المهام الأكثر تعقيداً والتي تزيد من القيمة التي يقدمونها للشركة.

من استخراج المعلومات المهمة من النماذج والطلبات إلى تخصيص اتصالات العملاء لضمان مستوى أعلى من رضا وولاء العملاء، تعمل الحلول الرقمية الحديثة على تمكين الشركات من خلال السماح لها بالابتعاد عن المعالجة اليدوية التي تستغرق الكثير من الوقت وتقديم خدمة أفضل وأسرع لعملائها.

لكن إذا لم يكن من الممكن دمج هذه الحلول في البنية التحتية الحالية للمؤسسة، فإنها تخاطر بفقدان المزايا التي توفرها هذه الحلول وتحقيق الاستفادة الكاملة منها.

التغلب على العقبات التي تعيق الابتكار

عند مناقشة الابتكار والتحديات التي تفرضها الأنظمة القديمة مع المؤسسات، غالباً ما تظهر بعض الاعتراضات المألوفة. من أهم الأعذار التي تقدمها المؤسسات لتمسكهم بالأنظمة القديمة هي وجود مقاومة داخلية كبيرة للتغيير وتفضيل الإدارة والموظفين للطريقة الحالية لسير العمل. كثيراً ما تكون الرغبة في الاستمرار في ممارسات العمل الحالية أقوى من الرغبة في الابتكار والنمو. لذلك يمكن أن يشكّل التغيير تحدياً. والذي يؤكد على أن ترسيخ ثقافة الابتكار والمرونة في العمل لا يقل أهمية عن تبنّي التقنيات الجديدة.

تشير المؤسسات أيضاً إلى المخاوف المتعلقة بالأمان والامتثال كسببٍ آخر يؤخر تبنّيها للتغيير ويجعلها تفضّل الاحتفاظ بجميع بياناتها الحساسة في نظامٍ واحد داخلي. على الرغم من أن هذه المخاوف مشروعة، إلا أن الحلول المتطورة مثل تلك التي يقدمها مركز الوثائق الإلكتروني مصممة لتلبية جميع متطلبات الأمان والامتثال، بل عادةً ما تعمل على تحسين التدابير الأمنية القائمة باستخدام الأنظمة القديمة.

من الأسباب الأخرى التي تمنع المؤسسات من اتخاذ قرار التغيير هي المخاوف المتعلقة بتكاليف تنفيذ بنية تحتية جديدة لتكنولوجيا المعلومات. حيث يفترض الكثير منهم الحاجة لاستبدال كافة الأنظمة في نفس الوقت. إلا أن الواقع هو أن التكاليف الأولية للكثير من الأنظمة الجديدة منخفضة ويتم إدارتها من خلال النفقات التشغيلية (OpEx) بدلاً من النفقات الرأسمالية (CapEx)، مما يضمن مستوى أكبر من الشفافية وتسهيل إدارة التكاليف. لذلك تعد التحسينات الكبيرة في إدارة وفعالية التكاليف من أهم المزايا التي تقدمها الحلول الحديثة.

مركز الوثائق الإلكتروني يسهّل عملية التحديث

تعد حلول الاستخراج الذكي للبيانات (IDP) وإدارة التواصل مع العملاء (CCM) من مركز الوثائق الإلكتروني من الأمثلة الممتازة على ذلك.

حيث يتخلص حل الاستخراج الذكي للبيانات من الحاجة للمعالجة اليدوية للوثائق، ويمكّن الشركات من استخراج البيانات من الوثائق غير النموذجية مثل وثائق الهوية والفواتير والكشوف والبوليصات والعقود والمستندات القانونية. ويتفوق حل الاستخراج الذكي للبيانات على الحلول البديلة التي تكون مقيّدة بقواعد في معالجتها للوثائق النموذجية من خلال تمكين الشركات من استخراج المعلومات من مجموعة أكبر من صيغ وتنسيقات الوثائق. على سبيل المثال، بغض النظر عن التخطيط والبنية والتنسيق الذي تستخدمه الفواتير، بإمكان حل الاستخراج الذكي للبيانات قراءتها واستخراج المعلومات المطلوبة منها. وبفضل قدرته على تقليل وقت المعالجة بما يصل إلى 90%، فإن الحل يتيح أيضاً توفير ملحوظ في الوقت والتكاليف.

من جانبٍ آخر، يوفر حل إدارة التواصل مع العملاء للشركات وسيلة فعالة لأتمتة اتصالات العملاء المخصصة على مستوى مجموعة واسعة من قنوات التواصل، من البريد الإلكتروني إلى وسائل التواصل الاجتماعي. والأهم من ذلك أنه يضمن إرسال هذه الاتصالات في الوقت المناسب وعبر القناة المناسبة، مما يضمن أكبر قدر من التأثير وتحقيق أفضل نتيجة منها. يمكّن حل إدارة التواصل مع العملاء الشركات من إرسال رسائل متسقة على مستوى جميع القنوات ويتيح إمكانية تخصيص واسعة النطاق، وهي عملية تستهلك الكثير من الوقت والجهد عند القيام بها يدوياً.

للشركات والمؤسسات التي تستخدم أنظمة قديمة، تم تصميم حل إدارة التواصل مع العملاء من مركز الوثائق الإلكتروني لإتاحة تكامل سلس مع هذه الأنظمة واستخراج البيانات المطلوبة. ويمكن بعد ذلك إنشاء وإدارة الاتصالات من داخل منصة إدارة التواصل مع العملاء المركزية، مما يضمن تجنب تعطيل العمليات وتمكين المؤسسات من الاستفادة من الحل دون الحاجة للتخلص من الأنظمة القديمة الأساسية.

تبنّي الابتكار مع مركز الوثائق الإلكتروني

رغم أن التكنولوجيا تلعب دوراً محورياً في عملية التحديث، إلا أنها لا تشكل العامل الوحيد الذي يجب أخذه بعين الاعتبار. عند محاولة التخلي عن الأنظمة القديمة، تحتاج المؤسسات أيضاً للتعامل مع الجوانب الثقافية والأنظمة القائمة وإجراءات مكان العمل. يتطلب الابتكار أكثر من مجرد حل عالي الجودة، فهو يتطلب امتلاك نهجٍ متكامل على مستوى المؤسسة ككل.

تعمل حلول إدارة التواصل مع العملاء والاستخراج الذكي للبيانات التي نقدمها على تسهيل تبنّي الابتكار وتحسين الكفاءة في إجراءات العمل الأساسية. ومن خلال العمل جنباً إلى جنب مع الأنظمة القديمة، فإنها تمكّنكم أيضاً من الانتقال تدريجياً نحو تبنّي نهجٍ متكامل للتحوّل إلى مؤسسة أكثر مرونة وابتكاراً.

تعرّفوا أكثر على حل الاستخراج الذكي للبيانات (IDP) من مركز الوثائق الإلكتروني.

تعرّفوا أكثر على حل إدارة التواصل مع العملاء (CCM) من مركز الوثائق الإلكتروني.